三、稿本形式与具名
简牍文书在形成过程中根据需要有各种文本形式，比如草稿、定稿、正本、抄本、副本等。不同稿本形态、特点、作用不同，反映在墨书字迹上也有所差别，拟稿起草、定稿抄写、抄本副本誊缮等各阶段、各环节的书者亦不尽相同。
1.草稿
草稿是简牍文书制作的初始阶段、官文书形成的第一步。官文书要先拟出草稿，经数次修改、经责任官员签署(最高为皇帝御审)后成为定稿。例如，最郑重谨严的汉代皇室诏书一般先由尚书郎“起草立义”，经尚书令、仆射审改后交尚书令史缮写，再交皇帝审定、朱勾批准，即形成诏书定稿。各级官府文书没有制诏类那样多的程序与环节，但起草、修改、定稿等主要环节不可或缺。文书起草可以用草体或草率书写，但正本必须誊写得工整，否则或受责罚。
西北出土简牍中草稿文书不少。如敦煌马圈湾出土汉简中有上奏书一百余枚，绝大多数为王莽派往西域的将领王骏的幕府档案，均为草稿。草稿中的人名(上书人，即“使西域大使武威左率都尉”王骏)多以“△”“ム”号代替;而简文起草、书写者当为王骏幕府之文吏，并未具名。如：
使西域大使武威左率都尉粪土臣△稽首再拜上书
汉简文书草稿中的文书主人(主官或文书责任人等)姓名处一般先空出，以待定稿签名。如：
功曹 掾赏守令史常利
简牍草稿文书的特点可归纳如下：
第一，官文书文末署名者一般为文本草稿起草人，以空格或斜线隔开，有时书于简牍背面。文书责任人或发文主官在草稿上常以“ム”等符号标出或留空，到定稿时由发文责任人签名。到东汉末、三国吴简时仍如此。
第二，因是草稿，书写较潦草，常有涂改痕迹，有的完全是草书。具代表性的有敦煌马圈湾《王骏幕府档案》简册。该简册以当时(新莽间)的草体(章草)书写，草化比例大，完全草化的字占84%。草稿书写草率与否还取决于起草人或书写人的书写习惯，并非所有草稿都潦草难辨，也有不少草稿使用规范正体。
第三，在文字语言上，草稿中的语句有时较随意，近于当时的白话文;经修改润色后的定稿在内容、辞句上往往较草稿有所变化，严谨规范了许多。
第四，私人文书，如书信等，草稿往往就是定稿(写给上级、尊者、长辈的私信需要誊写以示尊重)，书写一般率意不拘，能透露出作者的书写情绪变化，如云梦睡虎地4号秦墓两枚信牍、天长纪庄西汉信牍、西北出土西汉书信简帛等。
第五，许多汉简草稿基本为草体，且写法、风格各式各样，既彰显汉代草书本色，亦显露社会日常书写之原生态。就当代创作而言，这些草体可当作今天草书创作的有益借鉴资料。从字体演进角度看，草稿类简牍墨迹能提供字体演进中的诸多消息。
不过，“草稿”与“草书”并不等同。草稿简牍中有些是真正意义的草书，有些仅是正体的草率书写;反过来讲，草书亦不全属草稿，典籍文赋等也可使用草体，如尹湾西汉墓所出草书简《神乌傅》。
2.定稿
草稿经修改审定和主官签署后成为定稿。定稿一般留作存档，并不外发，外发稿为依据定稿誊写的稿子(正本)。定稿上一般有发文者或负责人的签名，签名字迹与周围笔迹不同，如居延新简上的“护”“博”“获”“诚”等字为甲渠鄣候、甲渠守候、甲沟鄣候的署名。
3.正本、抄本、副本
从草稿到定稿，一份公文算制作完成。但这份文书还须分派不同用场，依不同作用将之做成正本、副本、抄本等多种文本形式。
依定稿抄录的文本用作上报或下达的是正本，也就是定稿的复制，一般由掌文书的属吏照定稿抄写，定稿上主官或文书责任人的签名也照样抄录。有的文书仅有正本还不够，还需要抄本、副本等以转发他处或存档。文书定稿一式抄成若干件的为抄本，典型的如制诏及中央下发基层的公文等，须抄写成多件下发全国各郡，各郡依样誊抄并下行各县，戍边都尉府下发各候官……各级依样抄写下行，同时各级官府须在文书后附上传达意见，即下行辞。这样的抄件在敦煌、居延简中屡见不鲜，附件言辞常有“写移书”“写移”“别书”等字样。典型的如《甘露二年丞相御史府书》(见下图)。在该组简上，朝廷发布的正文之后附有三级(张掖太守府、肩水都尉府、肩水候官)下行文辞。副本其实也是一种抄本，主要用于存档，或称录本。副本一是用于上奏皇帝的各种章奏文书，如官吏上书最少要准备三份，两份上奏，一份留档;二是用于备查，如过关通行证等;三是用作档案文书，如里耶秦简大部分是迁陵等县(还有洞庭等郡)的存档文件，尹湾汉简中也有部分简牍为存档本。
抄本、副本书写形态不一，工整、草率的都有。比如《甘露二年丞相御史府书》书写潦草，但达不到草书的程度;里耶秦简墨迹工谨、草率者均有，有不少木牍正面是工谨正体，背面却比较潦草。